Ejecución y coordinación del proyecto

Volvamos al plan del proyecto inicial que contiene los objetivos y resultados específicos que deseas alcanzar. En esta fase, tenemos que dividir cada objetivo en acciones y actividades manejables que realizarás para alcanzar los resultados deseados. Así, para cada objetivo del proyecto, deberás definir entre dos a cinco acciones esenciales que realizarás para alcanzar ese objetivo. La calidad prima sobre la cantidad, por lo que muchas veces es mejor realizar dos actividades esenciales que tienen un impacto considerable que muchas actividades. Piensa en actividades que contribuirán al cambio que deseas alcanzar en tu proyecto. Además, analiza el cambio a largo plazo que quieres lograr e identifica las actividades que pueden hacer que estos cambios sean sostenibles aún después de concluido el proyecto. Durante la ejecución del proyecto, pregúntate constantemente si lo que haces contribuye a los objetivos del mismo.

Para una buena gestión del proyecto, es esencial asegurar un control financiero y una gestión del tiempo adecuados para alcanzar los objetivos del mismo. Ten en cuenta que las actividades que hayas decidido realizar deberían estar dentro del presupuesto de tu proyecto. Una vez que hayas empezado a ejecutar el proyecto, tendrás que asegúrate que los gastos no sobrepasen tu presupuesto. Revisa tu presupuesto constantemente. Además, ¿te acuerdas que calculaste el tiempo necesario para llevar a cabo el proyecto? Ahora tienes que incorporar estas actividades a ese período para crear un cronograma de trabajo. Se debe decidir cuándo se realizará cada una de las actividades y cuánto durarán. Cuando empieces a ejecutar tu proyecto, puedes utilizar este cronograma para monitorear su progreso. Te permitirá saber que se ha llevado a cabo o no se ha hecho y así saber si el proyecto se ejecuta puntualmente o si está retrasado.

Un proyecto no siempre es una iniciativa individual. Si formas parte de una organización, es probable que otros miembros de ella participen en el proyecto. Otra posibilidad es que tu organización se alíe y coopere con otra (o con varias organizaciones). Por lo tanto, antes que empiece el proyecto es importante definir las funciones (quién hace qué) y las responsabilidades (quién decide qué o es responsable de qué) de cada miembro del equipo. Asimismo, es necesario aclarar quién es el gerente del proyecto, ya que esta persona cuidará que todos los procesos del proyecto se desarrollen en conjunto y sin tropiezos. Por último, considera que más personas podrían ser contratadas si el proyecto necesita competencias que tu organización no posee.

Tu proyecto no se ejecutará aisladamente. Habrán interesados externos que participen, ya sea la comunidad en la que actúas, los donantes que financian tu proyecto o las autoridades. Ten presente que tienes que coordinar con ellos para ejecutar correctamente el proyecto. Toma el tiempo necesario para averiguar quiénes son todos los interesados, sus relaciones con el proyecto y cómo trabajarás con ellos durante la ejecución.

Esto se refiere esencialmente a la gestión de riesgos. Es muy probable que cuando lleves a cabo el proyecto, te encuentres con algunos obstáculos. Aunque no se puede controlar todo, es importante conocer qué riesgos podrían afectar al proyecto y tener un plan de respuesta. Los riesgos pueden ser políticos, técnicos o financieros. Trata de hacer una lista de los aspectos que pueden afectar el proyecto y determinar qué se puede hacer para mitigarlos, así como los posibles mecanismos de respuesta.

Enlaces a instrumentos y guías

• Facebook
  Cómo hacer una llamada a actuar por Facebook
• Gantt Chart
  ¿Qué es un gráfico de Gantt para la programación de proyectos?
• Microsoft Office
  Plantillas de cronograma y calendario
• Project Connections
  Plantilla para la organización del equipo y las tareas encomendadas a cada uno de sus miembros
• ONU Mujeres
  Cómo empezar a ejecutar tu proyecto - págs. 117-120
• WikiHow
  Plantilla de gráfico de Gantt para Excel
• Youtube
  Cómo crear un gráfico de Gantt elemental (tutorial en vídeo)