Seguimiento, presentación de informes y evaluación del proyecto

¿Cómo sabrás si has alcanzado los objetivos del proyecto? Después de dividir los objetivos en actividades esenciales, tendrás que definir cómo monitorear los resultados de esas actividades y el impacto principal de tu proyecto. Esto es lo que llamamos seguimiento y se debe hacer desde el inicio del proyecto. Es crucial porque es un mecanismo que proporcionará la evidencia de cómo el proyecto alcanzó aquello para lo que se diseñó. Por consiguiente, tendrás que adoptar mecanismos para medir los resultados; a esos mecanismos se les llama a menudo indicadores. Tendrás que definir indicadores para las diferentes actividades (señaladas en la fase de Ejecución y coordinación del proyecto) que te ayuden a medir hasta qué punto el proyecto está alcanzando los objetivos establecidos. Ten en mente que el plan de seguimiento se diseña antes de empezar a ejecutar el proyecto. Por último, cuando ya tengas listo el plan de seguimiento y comiences a ejecutar el proyecto, no olvides hacer el seguimiento periódicamente (sugerimos hacerlo cada 3 o 4 meses).

Antes de empezar a ejecutar tu proyecto, ten en cuenta la información que tendrás que suministrar al/a los donante(s) cuando el proyecto haya concluido. Luego, decide cómo irás capturando esta información a lo largo del proyecto, y que también se puede añadir al plan de seguimiento. Algunos donantes pueden tener plantillas y/o formularios de informes de uso obligatorio que te pedirán que presentes una vez concluido el proyecto. Los informes para los donantes pueden incluir un resumen financiero y los resultados del proyecto.

Una vez concluido el proyecto, tú (y tu equipo) deben redactar los resultados del proyecto. Trata de exponer con el mayor detalle posible qué ha alcanzado el proyecto y cómo lo ha hecho. Anteriormente se señaló que tal vez los donantes exijan que se les presenten informes de los proyectos, sin embargo, aunque no lo hagan, deberías redactar un informe. Los informes son instrumentos de comunicación, que son útiles compartir con la comunidad y las autoridades locales/nacionales. Asimismo, son aportes valiosos para futuros proyectos.

En cuanto a las evaluaciones, normalmente se realizan al final de un proyecto. Su finalidad es determinar si el proyecto generó un impacto o un cambio significativo, cosa que, por lo general, solo puede medirse a largo plazo. Así pues, se recomienda efectuar evaluaciones a proyectos que duren al menos dos años. Si tu proyecto es a largo plazo, considera realizar una evaluación. No olvides que también tiene consecuencias financieras, ya que habrá que contratar a un experto externo para que la dirija, por lo que se deben incluir sus honorarios en el presupuesto.

¿Qué enseñanzas pueden obtener otras personas de tu experiencia? ¿Cómo pueden evitar los desafíos que tu enfrentaste? Una vez terminado el proyecto, es importante documentar las dificultades que hayas encontrado a lo largo de su ejecución y qué hiciste para superarlas. Intenta compartir lo que dio buenos resultados y lo que no funcionó y qué recomendarías que se hiciese de otro modo en otros proyectos. Puedes incluirlo en el informe final de tu proyecto. Esta información puede ayudar a otras organizaciones juveniles que intentan llevar a cabo iniciativas similares y también puede ser útil para futuros proyectos de tu organización.

Enlaces a instrumentos y guías

• Evaluation Toolbox
  Cómo elaborar un plan de seguimiento en siete pasos fáciles
• Google
  Cómo utilizar Google Analytics para el seguimiento
• ONU Mujeres
  El seguimiento de los proyectos según ONU Mujeres - págs. 126-146
• Wikipedia
  ¿Qué es el Seguimiento y Evaluación (SyE)?
• Organización Mundial de la Salud
  Cómo elaborar un plan de seguimiento y evaluación - págs. 100-104