Es importante para los administradores y para quienes diseñan los programas conocer las responsabilidades, funciones y características de los programas de preservación digital completos y fiables.
Los programas de preservación tienen ciertas responsabilidades y funciones que ya se han definido, por lo menos a nivel conceptual. Los programas completos deben tomar el control de los objetos digitales apropiados y garantizar que permanezcan comprensibles y utilizables como copias auténticas. Por lo general, ello supone transferir los materiales, correctamente preparados, junto con la documentación o los metadatos asociados a ellos, a un sistema archivístico de almacenamiento digital de algún tipo, en el que puedan ser procesados para hacer frente a las amenazas de pérdida de datos y cambios tecnológicos. También se han descrito las características o atributos de los programas en los que se puede confiar para lograr una preservación digital permanente en lo referente a responsabilidad, viabilidad, durabilidad, adecuación técnica, seguridad y precisión.
Los programas de preservación que aspiran a ser completos tienen la responsabilidad de:
- Negociar con los productores y aceptar los materiales digitales apropiados que éstos suministren
- Controlar suficientemente el material para favorecer su preservación a largo plazo
- Determinar para quién se va a conservar el material y quién tendrá que poder comprenderlo
- Asegurarse de que el material permanecerá comprensible para la comunidad de usuarios definida
- Garantizar que el material está protegido contra todas las amenazas probables y hacer que sea accesible y su autenticidad confiable
- Poner el material preservado a disposición de la comunidad de usuarios designada
- Propugnar buenas prácticas en la creación de recursos digitales.